En el momento en el que nos encaminamos hacia la primera auditoría contable a la que se verá sometido nuestro negocio, es recomendable conocer los requisitos previos para obtener el mejor análisis. Ya sea por obligación administrativa o por interés de la propia empresa, la idea principal será la de revisar y analizar la situación económica y contable de la compañía.
Ya sea a través de una auditoría de cuentas anuales, una auditoría de subvenciones o cualquier otro informe financiero, contactaremos con profesionales especializados en este ámbito de trabajo para llevarla a cabo.
La información contable será la base para desarrollar todo este análisis, por lo que antes de que comience la evaluación tu negocio debe tener las cuentas y los procesos administrativos actualizados y al día. Los libros de contabilidad deben estar cerrados y servir como documentación fundamental para respaldar todo el informe.
El trabajo de estos auditores de cuentas será diferente según las características del negocio o el sector en el que la empresa lleva a cabo su actividad. A partir de estas primeras valoraciones preliminares comenzará el proceso de auditoría.
Lo más frecuente es que el auditor que hayamos contratado nos indique la información que necesita, enviando un listado de la documentación básica para realizar su tarea. Habrá cierta información que deberíamos enviar antes de su visita, para que valore qué partidas son más relevantes y su revisión posterior sea más eficiente.
Cómo elegir a nuestro auditor
Ahora entramos en materia de la documentación necesaria, pero antes debemos tener claro con qué auditoría trabajaremos. Puede que haya grandes empresas que cuenten con un departamento propio en su organigrama, pero no suele ser lo habitual entre las Pymes.
Por lo tanto, a la hora de buscar un auditor externo es muy recomendable preguntar por firmas que tengan experiencia en nuestro sector; seguro que así se han enfrentado a situaciones similares con anterioridad y podrán darnos los mejores consejos.
Además, es importante tener claras nuestras necesidades y nuestro límite presupuestario, ajustando la auditoría a nuestro volumen de facturación. Por ejemplo, si tu facturación anual está por debajo de los 15 millones de euros, no tienes por qué contratar a una marca multinacional.
Cómo preparar el check list del auditor
Como ya hemos comentado, tu auditoría te enviará este listado antes de la fecha que hayáis fijado. Te enumeramos aquí los puntos más frecuentes que encontrarás en esta ficha previa, aunque la información necesaria puede variar según el tipo de actividad del negocio:
- Si estamos ante la primera auditoría de tu empresa, se requerirá una copia de las escrituras de constitución de la sociedad; junto a todos los cambios que hayan sufrido los estatutos. Desde traslados en el domicilio social hasta ampliaciones de capital, debemos reflejarlo todo.
- Importantísimo será el balance de sumas y saldos de la contabilidad en la fecha de cierre del ejercicio anterior o con un cierre intermedio. Deberíamos de intentar incluir el máximo de detalles posibles, para facilitar el acceso a la información necesaria.
- Junto a lo anterior, también presentaremos las cuentas anuales a la fecha del cierre contable del ejercicio, con todo lo imprescindible: cuenta de resultados, balance de situación, cambios en el patrimonio, flujos de efectivo… Si en nuestro caso es una revisión a cierre intermedio, lo principal será el balance de situación y la cuenta de pérdidas y ganancias.
- Las obligaciones tributarias y los modelos de liquidación de impuestos presentados durante el ejercicio deben estar bien definidos (liquidación de IVA, impuestos de sociedades, retenciones…).
- A nivel legal, debemos facilitar también un contacto con los asesores legales externos de la empresa; incluyendo tanto su dirección social como la forma de contactar con ellos.
- También debemos tener en cuenta que los auditores pueden solicitar el acceso a los libros de actas de la sociedad. No precisarán una copia de las actas, pero sí pueden requerir su lectura; por lo que deben estar puestas al día tanto las actas de Consejos de Administración como las de Junta de Accionistas.
Junto a todo lo anterior, puede que el auditor solicite alguna información más según las características de tu empresa. Además, te recomendamos que revises con cautela toda la información antes de entregarla, con idea de que esté correcta y sea coherente.
Por ejemplo, puede requerir un organigrama de la compañía; o invitarte a tenerlo presente para pedírtelo personalmente durante la reunión, para así comentarlo contigo con más detalle. Si tu empresa, además, cuenta con un departamento propio que realiza auditorías internas, es posible que solicite el acceso a estos informes.
A fin de cuentas, cuando lleves a cabo tu primera auditoría habrá mucho trabajo previo y muchas horas de comprobación para el auditor, que tratará de conocer la empresa a la perfección. Debemos conocer todo el procedimiento y preparar la documentación pertinente con tiempo, por ello es imprescindible contar con las herramientas adecuadas y acceso en la nube para disponer de lo más importante en cualquier lugar y en cualquier momento.
Una vez hayamos finalizado nuestra primera auditoría y para reuniones futuras, es probable que haya un nivel menos exhaustivo de detalles, especialmente si lleváis un buen control interno y el auditor lo ve factible.
Esperamos que esta lista y estos consejos te sirvan para realizar tu primera auditoría con mayor preparación y mucha tranquilidad. Desde aquí te invitamos a que compruebes todos los documentos tres y cuatro veces, que optes por tener un buen control interno desde el principio de tu actividad y que confíes en los profesionales para evitar muchos problemas futuros.
